Fonctions de budget et d’autorisation

Commander via Tradcom ne doit pas nécessairement signifier l’abandon de vos procédures actuelles de commande et d’approbation.

Si des conventions données existent au sein de votre organisation, précisant quelles personnes sont habilitées à commander des produits spécifiques chez un fournisseur donné, Tradcom offre la flexibilité d’intégrer rapidement ce flux d’approbation.

Tradcom est une application Web et est donc accessible à tout utilisateur d’Internet autorisé.

Après l’enregistrement de l’organisation et la création des sous-utilisateurs, un flux d’approbation peut être mis en œuvre. Lorsque votre liste de commande est envoyée pour approbation, la personne en charge de l’approbation en est avertie par e-mail. La personne en charge de l’approbation voit tous les détails du produit, vos prix nets et la disponibilité en temps réel. Elle peut donner son approbation sur la base de ces informations, et ce 7 j/7 et 24 h/24.

La personne dont émane la demande est toujours avertie par e-mail de l’action entreprise, même en cas de refus de la commande.

Ce système permet d’éviter que le demandeur, qui s’attend à recevoir des produits commandés, constate plusieurs semaines plus tard que sa commande n’a jamais été approuvée. Au sein des organisations, le délai de procédure pour une commande peut être très court à chaque étape de la commande, à commencer par la définition et la formulation du besoin, en passant par la génération de la commande et la livraison finale, jusqu’à la finalisation administrative de la commande. L’ensemble de ces opérations fait partie du « cycle des activités d’achats de produits MRO ». Le temps passé entre le début et la fin de ce cycle représente un coût énorme, difficile à quantifier, mais bien réel pour l’ensemble de l’organisation.

Lorsqu’une série de commandes par fax ou par e-mail de la semaine sont approuvées le vendredi après-midi, il vaut certainement la peine d’analyser chacune des étapes du processus d’approbation de manière très critique. La plupart du temps, les procédures d’approbation pour les matières premières et les biens d’investissement sont reprises pour les procédures de commande MRO.

La mise en œuvre de la technologie permet d’augmenter l’efficacité de chacune de ces étapes d’achat. Cette efficacité accrue permet à son tour une réduction des coûts.

Si votre PGI propose déjà un flux d’approbation de ce type, comprenant une option d’approbation électronique et d’échange de message automatique, Tradcom offre une possibilité d’intégration avancée à votre PGI.