American Clothing Associates, met de bekende merken River Woods, R95th en Talking French (zusterbedrijf), heeft meer dan 100 winkels in de Benelux, Frankrijk en Duitsland. Goed vijf maanden na de implementatie van Tradcom vroegen we Facility Manager Peter Vermeulen om een eerste evaluatie.

American Clothing Associates heeft zijn hoofdzetel in Evergem, waar onder andere de showroom en centrale diensten zijn gevestigd. Sinds april 2010 wordt zowel door de winkelmanagers als de verantwoordelijken van de centrale afdelingen via Tradcom het ‘indirecte materiaal’ aangekocht bij Boma en Staples.

“De omschakeling werd door iedereen positief onthaald. Tradcom heeft onze werkwijze aanzienlijk vereenvoudigd en heeft meer efficiëntie gebracht. Daardoor hebben we vrijwel onmiddellijk een voltijdse kracht kunnen vrijmaken voor andere taken, wat ons een nieuwe aanwerving uitspaarde. En dat allemaal zonder zelf te moeten investeren”, zegt Facility Manager Peter Vermeulen.

Van fax naar web
“De situatie voor de implementatie van Tradcom werkte wel, maar was niet optimaal. Er bestonden langlopende contracten met leveranciers en de werkwijze van bestellen was omslachtig. Faxen, manueel Excel-bestand invullen, weer terugsturen enzovoort. Bovendien werd door onze groei meer en meer magazijnruimte ingenomen voor deze ‘secundaire’ goederen. Plaats die we best wel kunnen gebruiken voor onze kledij. Met al deze handelingen was een medewerker voltijds bezig.”

Van versnippering naar integratie
“Ook boekhoudkundig was het een hele klus om de facturatie voor elk van onze shops uit te splitsen. Kortom, er gebeurde veel dubbel werk en we moesten ook nog zelf de leveringen inplannen op de transporten. We waren dus al een tijdje aan het uitkijken naar een efficiëntieverhogende oplossing. Sommige leveranciers hebben weliswaar hun eigen online shop, maar dan zit je nog steeds met verschillende wachtwoorden, gebruikersnamen, procedures… Onze vraag was precies om het hele proces zo eenvoudig mogelijk te houden.”

Van redundantie naar performantie
“Bij elk project zijn er bij de opstart ‘bumps in the road’. Maar die werden tijdens de testfase snel uitgevlakt. Sindsdien loopt de applicatie rimpelloos. Grote troeven zijn de integratie van verschillende leveranciers in één systeem en de doelmatige controle. Elke bestelverantwoordelijke kan via het centraal platform en op een uniforme manier uit door ons samengestelde lijsten bestellen, telkens met een vast minimumbedrag voor elke bestelling. Daarmee houden we de uitgaven in de hand en bewaren we en te allen tijde het overzicht op een volledig papierloze manier. En wanneer wij een product opvragen of bestellen, wordt op de achtergrond in 'real time' de afgesproken prijs opgevraagd. Bestellingen vertrekken zo steeds met de correcte prijs. Die gemakkelijke controle en gebruiksvriendelijkheid zorgen voor heel wat tijdwinst en minder fouten. Tot slot is de zorg voor het transport ook uit handen genomen. Zeker in een piekgevoelige sector is dat een niet te onderschatten voordeel.”

Return on … no investment
“Onze investering voor dat alles? Bij wijze van spreken, enkel de vertaling van de handleiding! We benutten trouwens nog niet het volle potentieel van de tool. In de toekomst gaan we nog meer in de diepte werken en de uitgaven per m² en aantal FTE per shop evalueren. Dat zal ons de mogelijkheid geven om nog beter te stroomlijnen en onmiddellijk in te grijpen bij aberraties, die meteen zichtbaar worden. Anders gezegd: de klok wordt niet meer teruggedraaid!”