Plus de temps pour nos tâches principales

GBJ de Kempen est une fondation néerlandaise sise à Mol dont la vocation est d’accueillir et d’accompagner des jeunes au sein de différents groupes de cohabitation. « Grâce à Tradcom, l’achat et la gestion de quelque 100 produits d’entretien ont été grandement facilités », affirme Christoph Bogaerts, responsable de la logistique. « C’est un fameux souci en moins pour nos éducateurs. » ”.

Environ 120 jeunes sont hébergés au sein de la “ Gemeenschapsinstelling voor Bijzondere Jeugdzorg.” de Mol. Ces jeunes vivant dans plusieurs groupes de cohabitation encadrés par des services centraux consomment de nombreux produits d’hygiène personnelle, d’entretien et de nettoyage, représentant au total 5000 lignes de commande par an. Depuis six mois, ces produits sont commandés chez Boma, l’un des fournisseurs attitrés de Tradcom.

 
 
Christoph Bogaerts explique : “ Nous possédons un magasin central auprès duquel chaque groupe de jeunes ou chaque service de soutien passait ses commandes mensuellement. Chacun avait un peu sa propre façon de procéder. Parfois, les stocks disponibles n’étaient pas correctement vérifiés ; certains commandaient simplement sur la base de la commande précédente. C’était assez chaotique, et nous ne possédions quasiment pas de données de consommation fiables. Cela se répercutait aussi sur l’espace de stockage et les achats. Avec la solution Tradcom, tout est désormais centralisé par le gestionnaire du magasin. Finis les bons de commande papier et l’embrouillamini de factures. Désormais, nous disposons d’un aperçu clair de la consommation..”

Scanneur à main...
“Aujourd’hui, tout s’opère par voie électronique. Nous avons également opté pour le système de scannage Tradcom. Le magasinier scanne les stocks toutes les deux semaines et les compare aux exigences de stock que nous avons fixées. En d'autres termes : les quelques vingt groupes ou services internes sont désormais gérés par une seule personne équipée d’un scanneur à main. Auparavant, une personne de chaque département devait se charger de la gestion en sus… La flexibilité du système constitue par ailleurs un autre avantage : nous pouvons comparer les différents groupes de la communauté et adapter les stocks minimums quand nous le voulons.”

Tâches principales
“Tous les partenaires impliqués dans le projet Tradcom sont très enthousiastes. En effet, ils peuvent désormais se concentrer sur leurs tâches principales, à savoir l’enseignement et l’éducation. De plus, Boma peut procéder à des livraisons, à des lieux spécifiques. Nous ne devons ainsi plus nous charger du transport nous-mêmes ou aller chercher certaines choses au supermarché. Cela perturbe en effet toujours la structure de la communauté. Les groupes de la communauté et les différents services ont pu contribuer à la détermination de la liste de fournitures. Enfin, nous pouvons rationnaliser les emballages et sensibiliser les jeunes.”

Stocks minimums
“Après moins de quatre mois, notre stock a nettement diminué, parce que nous avons aujourd’hui une idée précise de notre consommation. En matière de facturation également, la différence est considérable… Auparavant, nous avions beaucoup de mal à nous retrouver dans toute la paperasserie… Aujourd’hui, nous recevons une facture par mois, sur laquelle tout est soigneusement indiqué, commande par commande. La confirmation de commande sert de document de vérification en cas d’erreur. Et nous exportons les données vers Excel en un clin d’œil. Enfin, nous avons pu attribuer des codes-barres à quelques produits qui ne sont pas spécifiques à Boma. Nous avons donc une certaine marge d’action. Nous envisageons sérieusement d’intégrer les groupes de produits des autres fournisseurs Tradcom dans le projet...”