Des résultats remarquables à court terme

American Clothing Associates, regroupant les marques célèbres River Woods, R95th et Talking French (société sœur), possède plus de 100 magasins au Benelux, en France et en Allemagne. Cinq mois après l'implémentation de Tradcom, nous avons demandé au Facility Manager Peter Vermeulen de procéder à une première évaluation.

Le siège social d’American Clothing Associates est situé à Evergem, où se trouvent entre autres le show-room et les services centraux. Depuis avril 2010, le « matériel indirect » est acheté chez Boma et Staples aussi bien par les directeurs de magasin que les responsables des départements centraux par l’entremise de Tradcom.

« Le transfert a été accueilli positivement par tout le monde. Tradcom a fortement simplifié notre processus et en a augmenté l’efficacité. De ce fait, nous avons pu libérer presque immédiatement un collaborateur à temps plein pour d'autres tâches, ce qui nous a permis d'économiser un nouvel engagement. Et le tout sans devoir investir nous-mêmes », explique Peter Vermeulen, Facility Manager.

Du fax à l’Internet
« La situation avant l’implémentation de Tradcom était fonctionnelle, mais pas optimale. Nous avions des contrats à long terme avec des fournisseurs et la procédure de commande était compliquée. Faxer, remplir un fichier Excel manuellement, renvoyer à nouveau, etc. De plus, suite à notre croissance, de plus en plus d'espace était utilisé dans notre entrepôt pour ces marchandises « secondaires ». Une place que nous préférons consacrer à nos vêtements. Toutes ces manipulations occupaient un collaborateur à temps plein. »

Du morcellement à l’intégration
« Au niveau comptable aussi, la ventilation de la facturation pour chacun de nos magasins représentait un travail énorme. En bref, beaucoup de tâches étaient effectuées deux fois et nous devions en outre planifier nous-mêmes les transports. Nous cherchions donc depuis un certain temps une solution nous permettant d’accroître notre efficacité. Plusieurs fournisseurs possèdent bien leur propre boutique en ligne, mais cela implique, entre autres, différents mots de passe, noms d'utilisateur et procédures, alors que notre demande était justement de simplifier le processus au maximum. »

De la redondance à la performance
« Comme pour chaque lancement de projet, il faut une dernière mise au point pour que ça aille comme sur des roulettes. Ces derniers ajustements ont été rapidement apportés pendant la phase de test. Depuis lors, l’application fonctionne sans problème. Ses grands atouts sont l'intégration des différents fournisseurs en un seul système et l’efficacité du contrôle. Chaque responsable de commande peut commander via la plate-forme centralisée et de façon uniforme dans des listes que nous avons composées, avec à chaque fois un montant minimum fixe pour chaque commande. Nous gardons ainsi le contrôle sur nos dépenses et nous conservons toujours une vue d’ensemble, sans utiliser un seul papier. Et lorsque nous demandons ou commandons un produit, le prix convenu s'affiche en temps réel à l'arrière-plan. Les commandes partent ainsi toujours avec le prix correct. Cette facilité de contrôle et d'utilisation permettent de gagner énormément de temps et de réduire le nombre d’erreurs. Enfin, nous ne devons plus non plus nous charger du transport, ce qui représente un avantage à ne pas sous-estimer, d’autant plus dans un secteur des plus sensibles. »

Return on… no investment
« Ce que nous avons investi pour l’ensemble ? Pour ainsi dire, uniquement la traduction du manuel ! D’ailleurs, nous n’utilisons pas encore la totalité du potentiel de l’outil. À l’avenir, nous travaillerons encore plus en profondeur et nous évaluerons les dépenses par m² et le nombre d’ETP par magasin, ce qui nous permettra de rationaliser encore plus et d’intervenir immédiatement en cas d’aberrations, qui seront directement visibles. En d’autres termes : nous ne reviendrons plus en arrière ! »