Meer tijd voor onze kerntaak

GBJ de Kempen – in de volksmond bekend onder de vroegere benaming "het gesticht van Mol" – huisvest en begeleidt jongeren in verschillende leefgroepen. “Dankzij Tradcom werd de aankoop en beheer van zo'n 100 onderhoudsproducten in één klap enorm verbeterd.”, zegt Logistiek verantwoordelijke Christoph Bogaerts, “Een belangrijke kopzorg minder voor onze opvoeders”.

Bij de Gemeenschapsinstelling voor Bijzondere Jeugdzorg in Mol zijn zo'n 120 jongeren ondergebracht. Ze leven onder begeleiding in verschillende leefgroepen en die verbruiken – samen met de centrale diensten – heel wat materiaal voor persoonlijke hygiëne, onderhoud en schoonmaak: jaarlijks meer dan 5000 orderlijnen. Dat wordt sinds een half jaar via Tradcom besteld bij de vaste leverancier Boma.

 
 
Christoph Bogaerts vertelt: “We hebben hier een centraal magazijn, waar elke leefgroep of ondersteunende dienst maandelijks zijn bestellingen deed. Iedereen had zo'n beetje zijn eigen werkwijze. Soms werd de beschikbare voorraad niet goed gecheckt, anderen bestelden gewoon op basis van de vorige bestelling. Nogal chaotisch, en we hadden dus nauwelijks een zicht op betrouwbare verbruiksgegevens. Dat had ook onpraktische gevolgen op het vlak van opslagruimte en aankoop. Met de Tradcom oplossing hebben we alles gecentraliseerd bij één persoon, de magazijnbeheerder. Weg met de papieren bestelbons, zoeken naar facturen en op elk moment een overzicht van het verbruik.”

Met de scanner in de hand...
“Vanaf nu gebeurt alles elektronisch. We hebben ook gekozen voor het Tradcom scansysteem. De magazijnier doet om de twee weken een ronde en scant de voorraden, wat automatisch wordt getoetst aan de door onszelf bepaalde voorraadniveaus. Met andere woorden: alles samen worden zo'n twintig groepen of diensten nu door één persoon beheerd met een handscanner. Waar voorheen uit elk van die afdelingen iemand die extra taak moest opnemen. Een grote troef is ook dat het systeem flexibel is: we kunnen de verschillende leefgroepen met elkaar vergelijken en de minimale voorraden aanpassen wanneer we willen.”

Kerntaak
“Over het Tradcom-project zijn alle betrokken medewerkers erg te spreken. Zij willen zich immers maximaal bezighouden met hun kerntaak: onderwijs en opvoeding. Dat komt ook omdat Boma locatiespecifieke leveringen kan uitvoeren, op een welbepaald afleverpunt. We moeten dus zelf niet meer zorgen voor het transport of in de supermarkt spullen gaan bijhalen. Want dat is telkens een ongewenste verstoring van de leefgroepstructuur. De leefgroepen en verschillende diensten hebben inspraak gekregen in wat er "op de kaart" moet staan. Verder kan je ook handig gaan rationaliseren op verpakkingen en sensibiliseren.”

Minimale voorraden
“Na amper vier maanden is onze voorraad flink afgebouwd, precies omdat we inzicht hebben gekregen in de verbruikcijfers. Ook op het vlak van facturatie is het een hemelsbreed verschil. Dat was een papierjungle waar je maar met heel veel zoekwerk iets in terugvond. We krijgen één maandfactuur, waarin toch alles netjes is opgesplitst volgens de gedane bestellingen. De orderbevestiging zorgt sowieso al voor een controle op fouten. En in een oogwenk heb je de gegevens naar Excel geëxporteerd. Tot slot hebben we ook aan enkele specifieke niet-Boma producten barcodes kunnen toevoegen. Je zit dus niet vast. We denken er sterk over om ook productgroepen van de andere Tradcom leveranciers op te nemen in het project.”