Vaco in Olen

“PunchOut? Op 3 dagen in mekaar gebokst!”

Een zogenaamde ‘punchOutkoppeling’ - waarbij je vanuit je eigen ERP-systeem naar een externe bestelcatalogus ‘springt’ en weer terug - is voor sommige bedrijven letterlijk een brug te ver. “Dat is dan een gemiste kans”, klinkt het bij VACO in Olen. “Via de standaardkoppelingen van Tradcom aan de gangbare ERP-systemen is dat kinderspel. Bovendien bespaar je in één moeite een hoop tijd en centen, zonder zelf te moeten investeren.”

VACO in Olen is een grote producent van maaltijden, waar bij de productie uiterst strenge hygiëne- en veiligheidsregels van toepassing zijn. Een team van een 12-tal technici staat er in voor het dagelijks onderhoud van de productielijnen. Enkelen hebben als ‘key-user’ de bevoegdheid om bestellingen te plaatsen via de externe Tradcom catalogus. IT Supervisor Jimmy Kerckhofs: “In 2011 zijn we gestart onze Access-database uit de jaren negentig onder handen te nemen.

Deze werd gebruikt voor zowel aankoop (niet productie gerelateerd) en onderhoudsbeheer. We wilden meer efficiëntie, gebruiksgemak en overzichtelijkheid, hiervoor is er geopteerd voor een eigen oplossing met SQL backend. Tradcom werd eerst geïntroduceerd voor aankoop, in 2012 was het de beurt aan het voorraadbeheersysteem voor het onderhoud. Maar om rechtstreeks toegang te krijgen tot de externe catalogus, hadden we twee opties. Via e-mail, maar die optie lieten we al gauw varen wegens te complex, of via een punchOutkoppeling van Tradcom. We hebben gekozen voor het laatste. De juiste keuze, zo is gebleken.”

Wij spreken uw taal
Kerckhofs: “Grote voordeel is het eenvoudige gebruik en de tijdswinst die daarmee gepaard gaan. Wanneer onze mensen (met bestelbevoegdheid) in het eigen systeem inloggen, hebben ze meteen ook toegang tot de Tradcom webwinkel. En bij elke bestelling krijgen we meteen alle details te zien, waar we die vroeger nog moesten overtypen. Bovendien hou je de finale bestelgoedkeuring nog altijd intern. Dat zorgt voor controle en overzicht. En uiteraard heb je op elk moment de beschikbaarheid en de juiste prijs in één muisklik bij de hand.”

“In tegenstelling tot wat vaak beweerd wordt, is dat helemaal geen dure of omslachtige onderneming geweest. We hebben hier een stagiair gehad die dat voor ons op drie dagen heeft klaargespeeld. De OCI standaard (Open Catalog Interface) laat toe om - net zoals je onderling dezelfde taal spreekt - vlot te communiceren tussen het eigen systeem en de ‘externe’ Tradcom webwinkel. In ons geval een eigen systeem welk communiceert met ons ERP, maar dat kan net zo goed met ieder ERP-systeem. Nog een troef: je kan de toepassing ‘live’ testen en bijsturen, zonder bijkomende testkoppelingen.