Budgetten en autorisatie

Budget- en autorisatiefuncties
Bestellen via Tradcom hoeft helemaal niet synoniem te zijn voor het overboord zetten van uw huidige bestel- en goedkeuringsprocedures.

Indien binnen uw organisatie bepaalde afspraken gelden over wie, welke producten bij welke leverancier mag bestellen, dan biedt Tradcom de flexibiliteit om deze goedkeuringsflow snel op te zetten.

Tradcom is een webtoepassing en zodoende voor elke geautoriseerde internetgebruiker toegankelijk.

Na registratie van de organisatie en aanmaken van subgebruikers, kan een goedkeuringsflow worden opgezet. Wanneer uw boodschappenlijst ter goedkeuring wordt doorgestuurd, wordt de goedkeurder hiervan per mail verwittigd.  De goedkeurder ziet alle productdetails, uw netto prijzen en de beschikbaarheid in real-time.  Hij kan op basis van deze informatie en dit 7 op 7, 24 uur per dag, zijn goedkeuring verlenen.

De oorspronkelijke aanvrager wordt steeds per mail verwittigd van de genomen actie, zelfs als dit een weigering tot bestellen zou inhouden.
Hiermee wordt voorkomen dat de aanvrager die verwacht zijn goederen geleverd te zullen krijgen, weken later tot de vaststelling komt dat zijn bestelling nooit werd goedgekeurd. Binnen organisaties kan de doorlooptijd voor een bestelling zeer snel oplopen bij elk van de stappen vanaf de vaststelling en formulering van de behoefte, het genereren van de bestelling, de uiteindelijke levering tot de administratieve afwikkeling van de bestelling. Het geheel van deze handelingen maken deel uit van “ de MRO inkoop activiteiten cyclus”. De gespendeerde tijd om deze cyclus te doorlopen, vertegenwoordigt een enorme, moeilijk te kwantificeren maar reële kost voor de hele organisatie.

Wanneer vrijdagmiddag een reeks fax- of e-mailbestellingen van die week worden afgetekend, loont het zeker ook de moeite om elk van die stappen van het goedkeuringsproces zeer kritisch te analyseren.  Veelal worden goedkeuringsprocedures voor grondstoffen en investeringsgoederen overgenomen voor de MRO bestelprocedures.

Door het inzetten van technologie kan de efficiëntie voor elk van die inkoopstappen verhoogd worden. Dit leidt op zijn beurt tot een kostenreductie.

Wanneer in uw eigen ERP systeem een dergelijke goedkeuringsflow reeds opgezet is, met elektronische goedkeuringsmogelijkheid en automatische berichtuitwisseling, biedt Tradcom de mogelijkheid tot verregaande integratie met het eigen ERP systeem.